Was ist eine digitale Schadenaufnahme?

Der Geschädigte gibt Unfalldaten, Fotos und Unterlagen selbst über einen Link ein. Das Büro erhält alles geordnet in einem Dokument, statt die Angaben am Telefon zusammenzutragen.

Ersetzt das meine Gutachtersoftware?

Nein. Die digitale Aufnahme sitzt vor Ihrer Software wie autoiXpert oder DYNAREX und liefert die Daten, die Sie dort ohnehin eintragen.

Muss der Kunde eine App installieren?

Nein. Ein Link oder QR Code reicht, das Formular läuft im Browser auf jedem Handy.

Schadenaufnahme digital: So sparen Kfz Gutachter bei der Erstaufnahme Zeit

Telefonieren, nachfragen, Fotos per WhatsApp sortieren: Die Erstaufnahme frisst im Gutachterbüro viel Zeit. So wird sie digital, ohne neue Bürosoftware.

22. Oktober 2026 · 2 Minuten Lesezeit

Frau fotografiert den Schaden an einem grauen Pkw mit dem Handy

Ein Unfall ist passiert, der Geschädigte ruft an. Was folgt, kennt jedes Sachverständigenbüro: Name, Telefon, Kennzeichen, Unfallhergang, gegnerische Versicherung, Werkstatt. Dann die Bitte um Fotos, die später einzeln per WhatsApp oder Mail eintreffen, teils verwackelt, teils ohne Kennzeichen. Bis der Fall vollständig ist, vergehen oft mehrere Telefonate.

Diese Erstaufnahme ist keine Gutachterarbeit. Sie ist Sortierarbeit. Und genau die lässt sich gut auslagern, und zwar an den Kunden selbst.

Wo die Zeit bei der Erstaufnahme verloren geht

Nachfragen: Fehlende Angaben wie Schadennummer oder Versicherung des Unfallgegners fallen oft erst auf, wenn der Fall in der Software angelegt wird.
Fotos sortieren: Bilder kommen über verschiedene Kanäle, ohne Bezeichnung und in unterschiedlicher Qualität.
Abtippen: Daten aus dem Fahrzeugschein werden von einem Foto abgeschrieben.
Rückrufe: Wer tagsüber besichtigt, ruft abends zurück. Der Kunde ist dann oft nicht erreichbar.

Chatverlauf mit Unfallfotos und Rückfragen per Messenger — So sieht die Erstaufnahme oft aus: Fotos und Rückfragen verteilt über viele Nachrichten.

Jeder dieser Schritte dauert nur Minuten. In Summe sind es pro Fall schnell eine halbe Stunde oder mehr.

Wie eine digitale Schadenaufnahme funktioniert

Statt am Telefon alles abzufragen, schickt das Büro dem Kunden einen Link. Der Kunde füllt in Ruhe aus:

Kontaktdaten und Unfalldatum
Hergang in eigenen Worten
Fotos nach Vorgabe: Front, Heck mit Kennzeichen, Schadenbereich nah und aus Abstand
Fahrzeugschein als Foto: Kennzeichen, FIN und Erstzulassung werden automatisch ausgelesen, der Kunde bestätigt sie
Unterschrift direkt auf dem Handy

Formular eines Sachverständigenbüros auf dem Handy — Geführte Aufnahme per Link: Der Kunde wird Schritt für Schritt durch Angaben und Fotos geführt.

Das Büro bekommt anschließend ein sauberes PDF mit allen Angaben und Fotos, dazu eine Datei für den Import. Die Fakten stehen vollständig da, bevor der erste Rückruf nötig ist.

Was die KI dabei tut und was nicht

KI ist hier ein Werkzeug zum Ordnen. Sie fasst den Hergang zusammen, liest Dokumente aus und weist auf fehlende Angaben hin. Sie bewertet den Schaden nicht und schätzt keine Reparaturkosten. Das bleibt Aufgabe des Sachverständigen. Diese Trennung ist wichtig, fachlich wie rechtlich.

Kundentext und daraus geordnete Zusammenfassung — Aus der Beschreibung des Kunden wird eine geordnete Zusammenfassung, ohne Bewertung des Schadens.

Für wen sich das lohnt

Besonders für Büros, die viele Haftpflichtschäden mit Privatkunden bearbeiten. Je mehr Fälle über Telefon und Messenger hereinkommen, desto größer ist der Effekt. Auch Werkstätten und Autohäuser als Vermittler profitieren: Sie geben den Link oder QR Code direkt an den Kunden weiter.

So starten Sie

Sie müssen dafür keine Software wechseln. Ein Formular mit Ihrem Logo, ein Link auf Ihrer Website, ein QR Code für Werkstattpartner. Mehr braucht es nicht.

Erste Seite eines Beispiel PDFs für Sachverständige — Das Ergebnis: alle Angaben und Fotos geordnet in einem PDF.

MAVI macht genau das: Kunden füllen per Link aus, Ihr Büro erhält alles fertig sortiert als PDF und Datei. Beispiel ansehen